De eerste stap is het inventariseren en vastleggen van de informatiebehoeften. Deze volgen uit de taken van de toekomstige gebruikers. Welke informatie hebben medewerkers nodig om hun taak goed uit te voeren.

Vragen

De informatiebehoeften kunnen worden beschreven aan de hand van de vragen wat?, wie?, wanneer?, hoe? en eventueel waarvoor?

• Wat (of welke informatie) is nodig?
• Waarvoor is die informatie nodig? (het gebruik van de informatie zegt wat over de gewenste nauwkeurigheid en betrouwbaarheid)
• Wie heeft die informatie nodig? (functies / medewerkers / organisaties)
• Wanneer is de informatie nodig? (eenmalig / periodiek / continu / ad hoc)
• Hoe moet de informatie worden gespresenteerd? (lijst / tabel / grafiek / rapport / etc.)

De antwoorden op deze vragen kunnen worden vastgelegd in een informatieplan. Dat is de basis voor het meetplan en is mede bepalend voor de functionele eisen.